BAB 1 PARADIGMA DAN KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

BAB 1

BAB 1

PARADIGMA DAN KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.      Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

Paradigma adalah seperangkat asumsi, konsep, nilai, dan praktik yang diterapkan dalam memandang realitas dalam sebuah komunitas yang sama, khususnya, dalam disiplin intelektual. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, paradigma diartikan sebagai model dalam teori ilmu pengetahuan dan sebagai kerangka berpikir.

Filosofi adalah studi mengenai kebijaksanaan, dasar-dasar pengetahuan, dan proses yang digunakan untuk mengembangkan dan merancang pandangan mengenai suatu kehidupan. Filosofi memberi pandangan dan menyatakan secara tidak langsung mengenai sistem keyakinan dan kepercayaan.

Berdasarkan pengertiannya, paradigma dan filosofi administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai seperangkat asumsi, teori dasar atau dasar-dasar pengetahuan, kerangka berpikir atau konsep, nilai, dan praktik yang diterapkan dalam kegiatan administrasi perkantoran.

1.       Konsep tentang Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu “ad” dan “mininstrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan. Dalam bahasa Inggris disebut “administration” artinya “to Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

a.       Pengertian Administrasi

Dalam arti luas, pengertian administrasi adalah proses kerja sama beberapa individu dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

b.      Pekerjaan Administrasi

·         Korespondensi atau surat-menyurat;

·         Ekspedisi atau pencatatan setiap informasi;

·         Pengarsipan atau pengelolaan informasi secara sistematis sehingga dapat mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.

c.       Personil Administrasi

·         Administrator, orang yang menetapkan semua ketentuan institusional yang ingin dicaoai pada semua kegiatan yang dilaksanakan.

·         Manajer, orang yang memimpin dan menggerakkan secara langsung sumber daya manusia, uang, mesin, metode, maupun peralatan yang mendukung, dan sebagainya.

·         Staff/asisten, orang yang memiliki keahlian, karena harus menyumbangkan pemikiran dan sebagai penasihat untuk membantu administrator dan manajer dalam membuat kebijaksanaan pada kegiatan institusional.

·         Worker/pekerja, orang yang langsung melakukan pekerjaan atas perintah manajer untuk menghasilkan apa yang menjadi tujuan organisasi atau institusi.

d.      Ciri-Ciri Administrasi

·         Dilakukan oleh sekelompok orang

·         Adanya kerja sama

·         Adanya pembagian tugas

·         Memiliki kegiatan yang runtut dalam suatu proses

·         Mempunyai tujuan

2.       Konsep Kantor

Untuk menjalankan pekerjaannya, administrasi membutuhkan kantor. Kantor sebagai pusat kegiatan administrasi dan pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.

a.       Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja. Pengertian kantor dibagi menjadi 2 segi atau aspek, yaitu sebagai berikut.

1)      Dari segi fisik, kantor dapat dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

2)      Dari segi aktivitas, kantor dapat dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamins, yakni adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi.

Selain itu, pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua pengertian lain yaitu sebagai berikut.

1)      Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

2)      Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markan, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

b.      Ciri-Ciri Kantor

1)      Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik

2)      Menggunakan alat dan perlengkapan yang tepat

3)      Pegawai yang disiplin dan professional

4)      Memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman

5)      Mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan yang manusiawi

3.       Pengertian Administrasi Perkantoran

a.       Secara umum administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.

b.      Dalam arti luas administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

c.       Dalam arti sempit administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

4.       Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

1)      Organisasi, yaitu mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerja sama diantara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.

2)      Manajemen, berfungsi merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas agar tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.

3)      Komunikasi, yaitu kegiatan menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun nonformal.

4)      Informasi, yaitu kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi.

5)      Personalia, yaitu kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja.

6)      Keuangan, yaitu kegiatan mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus pertanggungjawaban penggunaan dana.

7)      Perbekalan, yaitu kegiatan merencanakan, mengurus, dan mengatur penggunaan peralatan kerja.

8)      Humas, yaitu kegiatan menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar terhadap perusahaan.

5.       Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

a.       Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC.

1)      Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran meliputi:

a)      Perencanaan gedung

b)      Tata ruang kantor

c)       Penerangan/cahaya

d)      Ventilasi

e)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

f)       Anggarang (budgeting) perkantoran

g)      Standar kualitas kerja

h)      System informasi dan telekomunikasi

2)      Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, yaitu:

a)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

b)      Pemeliharaan hubungan kerja yang lebih baik dengan atasan maupun bawahan.

c)       Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

3)      Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran merupakan suatu kegiatan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk mencipkatan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi:

a)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

b)      Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

c)       Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

d)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

e)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

f)       Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

4)      Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Objeknya meliputi:

a)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

b)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

c)       Kualitas pekerjaan kantor

d)      Pelayanan kantor

e)      Waktu

f)       Biaya perkantoran

b.      Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

Sarana dan fasilitas kerja perkantoran meliputi berikut ini.

1)      Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain:

a)      Faktor keamanan

b)      Faktor lingkungan

c)       Faktor harga

2)      Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain:

a)      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawannya

b)      Gedung memiliki fasilitas yang memadai

c)       Harga gedung yang kompetif seimbang dengan biaya dan keuntungan

3)      Peralatan

Peralatan digolongkan menjadi dua kelompok, yaitu:

a)      Perabotan kantor (office furniture) seperti meja, kursi, rak, laci, dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi, ataupun bahan lainnya.

b)      Perbekalan kantor (office supplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dan peralatan habis pakai lainnya.

4)      Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pekajsanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafor, jendela, dan hiasan kantor.

5)      Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.

6.       Tujuan Administrasi Perkantoran

Pada dasarnya administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor.

Inti dari kegiatan administrasi perkantoran mencakup enam tujuan, yaiut:

a.       Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

b.      Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis informasi yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

c.       Mengolah, yaitu kegiatan mengolah informasi dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

d.      Menggandakan, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.

e.      Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat informasi dari satu pihak kepada pihak lain.

f.        Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh informasi dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

B.      Karakteristik Administrasi Perkantoran

1.       Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

2.       Bersifat Terbuka dan Luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja, tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.

3.       Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah.

C.      Asas-Asas Administrasi Perkantoran

1.       Asas Perencanaan

2.       Asas Penyederhanaan

3.       Asas Penggabungan

4.       Asas Penghapusan