BAB 3 PEKERJAAN KANTOR

BAB 3

PEKERJAAN KANTOR

A.      Pengertian dan Fungsi Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis-menulis, catat-mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan yang diperlukan setiap organisasi. Dalam garis besarnya, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu:

1.       Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2.       Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau tindakan yang tepat

3.       Membantu kelancaran organisasi secara keseluruhan

Berdasarkan pemahaman tersebur maka fungsi pekerjaan kantor antara lain:

1.       Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2.       Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan

3.       Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

B.      Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

Menurut G.R.Terry, pekerjaan perkantora meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan membuat warkat tulis dan laporan sebagai cara meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Sedangkan menurut William Hendy Leffing Well dan Edwin Robinson, pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat, pemakaian warkat, pembuktian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Pekerjaan kantor meliputi segenap kegiatan seperti:

1.       Menghimpun

Yaitu kegiatan mengumpulkan data-data yang ada, baik yang sudah tersaji maupun yang terpinjam di unit lainnya guna mempersatukan menjadi suatu dokumen yang terintegral dan tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lain, mengingat adanya hubungan antara satu data dengan data lainnya yang sejenis.

2.       Mencatat

3.       Mengolah

Yaitu tahap pemrosesan semua data yang masuk ke tahap berikutnya seperti yang sudah distandarkan dan sesuai dengan kebutuhan untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi atasan.

4.       Menggandakan

5.       Mengirim

6.       Menyimpan

7.       Melakukan Komunikasi

8.       Menghitung

9.       Pekerjaan Lainnya

Pekerjaan lainnya seperti pelayanan tamu, kurir, cleaning service, office boy/girl, back office, security, dan sebagainya juga dibutuhkan dalam suatu perusahaan/organisasi.

C.      Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.       Bersifat Pelayanan

2.       Merembes Segenap Bagian Organisasi

3.       Dilakukan oleh Semua Pihak

D.      Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.       Surat

Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2.       Laporan

Yaitu suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.

3.       Formulir

Yaitu lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang besifat tetap, da nada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.

4.       Berbagai Macam Dokumen Tertulis

Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor, misalnya jadwal, tabel, peta, grafik, buku atau paper.

5.       Arsip