BAB 4 STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN

BAB 4

STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.      Pengertian Struktur Organisasi Kantor

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengorganisasian adalah fungsi kedua dalam manajemen dan didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Umumnya, istilah struktur organisasi digunakan ketika dua orang atau lebih melaksanakan fungsi-fungai tertentu dan perlu untuk mewujudkan tujuan organisasi.

B.      Macam-Macam Organisasi

1.       Organisasi Politik, yaitu organisasi yang bertugas dalam penyelenggaraan Negara. Contohnya partai politik.

2.       Organisasi Bisnis, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari usaha yang dilakukan (usaha bisnis).

3.       Organisasi Profesi, yaitu organisasi yang anggotanya terdiri dari orang-orang yang berprofesi sama atau hamper sama untuk menjaga agar profesi mereka selalu dihargai dan dihormati. Contohnya ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia) dan ICMI (Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia).

4.       Organisasi Sosial, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan social kemasyarakatan. Contohnya organisasi kekeluargaan dalam bidang ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi, keagamaan, kesehatan jasmani, dan sebagainya.

C.      Prinsip-Prinsip Organisasi

1.       Perumusan tujuan yang jelas

2.       Pembagian kerja dan pendelegasian kekuasaan

3.       Rentang kekuasaan

4.       Tingkatan-tingkatan pengawasan

5.       Kesatuan perintah dan tanggung jawab

6.       Koordinasi

D.      Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor dan Strukturnya

1.       Organisasi Garis/Lini (Line Organization)

Yaitu bentuk organisasi yang menjelaskan bahwa wewenang atasan dan bawahan terhubung langsung secara vertikal. Bentuk organisasi ini lebih bersifat otoriter. Ciri-ciri bentuk organisasi garis/lini itu antara lain:

a.       Jumlah karyawan sedikit.

b.      Organisasi dan spesialisasi kerja masih kecil.

c.       Manajer di bawah top manajer hanya sebagai pelaksana.

d.      Sarana dan alatnya terbatas.

e.      Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung.

f.        Pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer.

2.       Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

Yaitu perkembangan dari organisasi garis/lini. Ciri-ciri dari system organisasi lini dan staf diantaranya yaitu:

a.       Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung.

b.      Jumlah karyawannya banyak.

c.       Organisasi besar.

d.      Ada dua kelompok kerja yaitu personel lini dan personel staf.

3.       Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Dalam organisasi fungsional ini, wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional, kemudian dikerjakan oleh pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Ciri-ciri dari bentuk organisasi ini diantaranya yaitu:

a.       Organisasi kecil.

b.      Adanya kelompok kerja staf ahli.

c.       Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.

d.      Target organisasi jelas dan pasti.

e.      Pengawasan ketat.

4.       Organisasi Divisional

Organisasi ini biasanya diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang sudah berkembang pesat.

5.       Organisasi Matriks

Yaitu gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat struktur organisasi yang lebih efisien. Namun, ini adalah struktur organisasi yang paling kompleks. Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan saling membebani di dalam departemen yang sama. Jadi, terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua pimpinan/bos. Struktur organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam program atau proyek.

E.       Uraian Tugas dalam Struktur Organisasi

1.       Manajer Administrasi

Manajer administrasi memiliki tugas yang sekaligus membedakannya dengan tugas manajer kantor, misalnya:

a.       Merencanakan konsep

b.      Melakukan pengaturan

c.       Membuat prosedur

d.      Membuat keputusan

e.      Membuat konsep pengembangan unitnya

f.        Mengawasi bawahan

g.       Memikul tanggungjawab yang lebih besar

2.       Manajer Kantor

Manajer kantor adalah pejabat yang berada dalam level lapisan kedua dalam perkantoran. Menurut Mills (1984), manajer kantor memiliki tugas seperti:

a.       Menjamin sumberdaya kantor

b.      Menjamin ketersediaan sumberdaya kantor

c.       Menetapkan anggaran guna mengontrol output

d.      Menerapkan sistem dan prosedur guna kelangsungan visi dan misi

e.      Penyediaan informasi secara efisien

f.        Mengatur perekrutan pegawai guna kebutuhan masa depan

g.       Menjamin sistem komunikasi yang efektif

h.      Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan informal untuk kepentingan konsultasi staf yang efektif

i.         Menjamin keselamata, kesehatan, dan kesejahteraan karyawan

j.        Menjamin pelaksanaan tanggung jawab

Namun, menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:

a.       Kemampuan memimpin

b.      Memiliki latar belakang praktik/pendidikan

c.       Kemampuan melatih

d.      Kemampuan mengungkapkan diri

e.      Kemampuan bersikap terbuka

f.        Keingintahuan

g.       Kemampuan mengembangkan kreativitas

h.      Kemampuan untuk mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana

i.         Kemampuan menjual gagasan

j.        Kemampuan bekerja sama

k.       Sabar

3.       Supervisor

4.       Sekretaris

Tingkatan sekretaris sejajar dengan level manajer kantor (senior) atau supervisor (junior).