BAB 7 FASILITAS DAN LINGKUNGAN KANTOR

BAB 7

Fasilitas dan Lingkungan Kantor

A.      Pengertian Fasilitas Kantor

Pengertian fasilitas adalah sesuatu yang dapat membantu memudahkan pekerjaan, tugas dan sebagaiknya fasilitas merupakan perlaksaan fungsi. Fasilitas kantor yang digunakan oleh setiap perusahaan bermacam-macam bentuk, jenis dan manfaatnya. Semakin besar aktivitas suatu perusaan maka semakin lengkap pula fasilitas dan sarana pendukung dalam proses kegiatan untuk peoses kegiatan untuk mencapai tujuan tesebut. Fasilitas kantor itu mencangkup atau meliputi sarana danprasarana kantor. Karakteristik fasilitas kantor yang mencakup sarana dan prasarana pendukung dalam proses aktivitas perubahan atau organisasi:

1.       Mempunyai bentuk fisik.

2.       Memberikan manfaat dimasa yang akan datang.

B.       Pengadaan Fasilitas Kantor

Pengadaan adalah kegiatan penyediaan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksaan tugas. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang (dengan plakualifikasi), penunjukan langsung (plakualifikasi/paskakualifikasi).

     Proses pengadaan fasilitas kantor melalui plakulifikasi dan paskakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh intansi-intansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan orang lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor perusahaan/organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir.

C.      Jenis-Jenis dan Contoh Fasilitas Kantor

Fasilitas kantor pada setiap perusahaan akan berbeda dalam bentuk dan jenis nya, tergantung pada jenis usaha dan besar-kecilnya perusahaan tersebut. Berdasarkan pengertian tersebut, maka sarana kantor berkaitan dengan mesin dan peralatan, perlengkapan kantor, peralatan kantor, dan peralatan inventaris lainnya.

1.       Sarana kantor

a.       Perabot kantor

b.      Peralatan/perlengkapan kantor

c.       Mesin-mesin kantor

d.      Pesawat kantor

e.      Interior kantor

2.       Prasarana kantor

a.       Penambahan nilai estetis

b.      Penambahan citra perusahaan di mata kolega dan lingkungan sekitar

c.       Tolak ukur kualitas perusahaan atas lingkungan sosial

d.      Perwujudan prestasi perusahaan

e.      Peningkatan wujud apresiasi seni

D.      Pemeliharaan Fasilitas Kantor

Tujuan diadakan nya maintance antara lain sebagai berikut.

1.       Memungkinkan tercapainya jumlah produk melalui oprasi fasilitas secara tepat

2.       Memaksimalkan umur ekonomis peralatan/fasilitas produksi

3.       Memaksimalkan kapasitas produksi dan pralatan

4.       Memaksimalkan frekuensi kerusakan dan kegagalan proses operasi

5.       Menjaga keamanan peralatan

E.       Lingkungan kantor

Lingkungan adalah segala sesuatu yang ada di sekitar yang memperngaruhi perkembangan kehidupan manusia baik langsung maupun tidak langsung. Lingkungan kantor itu mencakup lingkungan fisik kantor dan lingkungan sosial kantor.

1.       Lingkungan fisik kantor,adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor.

Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor.

2.       Lingkungan sosial kantor,adalah menunjukan kepada hubungan antarorang yang terlibat dalam kantor

Lingkungan sosial kantor menunjukkan pada hubungan antarorang yang terlibat di dalam kantor. Berdasarkan sasaran komunikasi dan tujuannya itu maka komunikasi yang terjadi dalam hubungan personil di lingkungan sosial kantor dapat dibedakan menjadi beberapa macam berikut ini.

a.       Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa/istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal.

b.      Komunikasi informal, komunikasi ini terjadi dalam hubungan keseharian baik antarteman sejawat maupun dengan bawahan.

c.       Komunikasi internal, komunikasi ini terjadi dan melibatkan personil-personil dalam lingkup satu kantor.

d.      Komunikasi eksternal, komunikasi ini terjadi antarpihak perusahaan/organisasi dengan pihak diluar lembaga kerja perusahaan/organisasi tersebut.

e.      Komunikasi vertikal, komunikasi ini menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi.

f.        Komunikasi horizontal, komunikasi ini terjadi antarteman sejawat atau sesama pegawai.

F.       Ergonomi dalam Penataan Fasilitas Kantor

1.       Pengertian ergonomic

Istilah ”ergonomi” berasal dari bahasa Latin yaitu ergon (kerja) dan nomos (hukum alam). Ergonomi dapat didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia dalam lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi, engireering, manajemen, dan desain/perancangan.

2.       Penerapan Ergonomi dan Penataan Fasilitas Kantor

a.       Bekerja dalam posisi atau postur normal

b.      Mengurangi beban berlebihan

c.       Mencakup jarang ruang

d.      Minimalisasi gerakan statis

e.      Mengurangi stress

f.        Minimalisasi titik beban

3.       Tata letak fasilitas kantor sesui pendekatan ergonomi

Tata letak fasilitas kantor adalah kumpulan unsur-unsur fisik yang di atur mengikuti aturan atau logika tertentu guna mengunjang kelancaran kerja.

a.       Sikap dan posisi kerja

b.      Antropometri dan Dimensi Ruang Kerja

4.       Akibat tidak menerapkan sistem dalam penataan fasilitas kantor

a.       Kejenuhan pada kerja

b.      Kelelahan

c.       Timbul penyakit akibat kerja

d.      Kematian